Die stille Kostenlawine, die niemand kommen sieht

Stellen Sie sich vor: Ihre IT-Infrastruktur wirkt stabil, Ihre Systeme laufen, die Mitarbeitenden arbeiten reibungslos und dennoch steigen die IT-Kosten Monat für Monat. Kein großes Projekt, keine neuen Investitionen. Und trotzdem: Die Ausgaben wachsen. Was passiert hier?

Willkommen in der Realität vieler Unternehmen, in denen sich eine stille Kostenlawine unbemerkt durch die IT schiebt. Die Ursachen sind vielfältig, aber oft überraschend banal: unbekannte Geräte, Schatten-IT, ineffiziente Prozesse und unnötige Lizenzkosten. In diesem Artikel zeigen wir, wie diese versteckten Kosten entstehen, warum sie gefährlich sind und was Sie konkret dagegen tun können.

Die unsichtbaren Mitbewohner im Netzwerk

Ein typisches Szenario: Bei einer Netzwerk-Analyse entdeckt ein Unternehmen, dass ein Großteil der Geräte im Netzwerk gar nicht bekannt waren. Diese Geräte wurden nie inventarisiert, tauchen in keiner offiziellen Liste auf und verursachen dennoch Kosten. Wie ist das möglich?

Ganz einfach: Viele dieser Geräte sind Altlasten. Veraltete Laptops, Testsysteme, IoT-Geräte oder virtuelle Maschinen, die irgendwann eingerichtet wurden und nie wieder verschwanden. Sie laufen weiter, verbrauchen Strom, belegen Speicherplatz, ziehen Wartungsressourcen und sind oft mit kostenpflichtigen Lizenzen verbunden. Laut dem 2025 Device Security Threat Report sind in einem durchschnittlichen Unternehmensnetzwerk rund 35.000 Geräte aktiv. Davon werden 32,5 % außerhalb der IT-Kontrolle betrieben.

Die heimlichen Kostenfaktoren

Schatten-IT

Ein wichtiger stiller Treiber der Kostenlawine ist die sogenannte Schatten-IT. Mitarbeitende installieren Software, nutzen Cloud-Dienste oder Apps, die nicht offiziell freigegeben sind. Oft geschieht das aus einem guten Grund, etwa um schneller arbeiten zu können oder weil die offiziellen Tools nicht ausreichen.

Doch Schatten-IT hat ihren Preis: Sie führt zu doppelten Lizenzkosten, erhöht den Support-Aufwand und erschwert die IT-Sicherheit. Der aktuelle State of SaaS Reslience Report des Plattformanbieters HYCU zeigt auf, dass sich nur knapp 56 % der SaaS-Anwendungen unter der Kontrolle der IT-Abteilung befinden. Darüber hinaus hat das Forschungsunternehmen Gartner herausgefunden, dass ca. 30 % der SaaS-Ausgaben im Unternehmen verschwendet sind.

Diese „vergessenen Geräte“ bzw. Assets sind somit nicht nur unnötiger Ballast, sondern stellen ein ernsthaftes Sicherheits- und Kostenrisiko dar. Denn was nicht sichtbar ist, kann nicht verwaltet oder geschützt werden. Die IT-Abteilung verliert den Überblick und genau hier beginnt das Problem: Schatten-IT entsteht nicht nur durch bewusste Umgehung von Prozessen, sondern auch durch schlichte Unwissenheit.

Ineffiziente Prozesse

Auch scheinbar funktionierende Prozesse können zur Kostenfalle werden. Ein Beispiel ist das Patchmanagement. Wenn Updates nicht automatisiert und zentral gesteuert werden, müssen IT-Mitarbeitende manuell eingreifen, was einen enormen Zeitaufwand darstellt. Veraltete Software bleibt außerdem länger im Einsatz, was wiederum zu Sicherheitslücken, mehr Ausgaben und erhöhtem Risiko führt.

Ein weiteres Beispiel ist die Application Control. Ohne klare Regeln, welche Software ausgeführt werden darf, schleichen sich unerwünschte Programme ins System, von harmlosen Tools bis hin zu potenziell gefährlicher Ransomware. Die Folgen sind

• mehr Aufwand
• mehr Risiko
• mehr Kosten.

Häufig unterschätztes Sicherheitsrisiko: Was ich nicht kenne, kann ich nicht schützen

Neben den finanziellen Folgen bergen unbekannte Geräte und Schatten-IT auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko. Geräte, die nicht inventarisiert sind, erhalten keine Sicherheitsupdates. Sie sind anfällig für Angriffe, können als Einfallstor für Malware dienen oder sensible Daten ungeschützt lassen.

Gerade in Zeiten zunehmender Cyberbedrohungen ist das ein gefährlicher Blindspot. Unternehmen, die ihre IT nicht vollständig kennen, laufen Gefahr, Opfer von Angriffen zu werden und das mit teuren Konsequenzen: Datenverlust, Reputationsschäden und hohe Wiederherstellungskosten.

Discovery als Schlüssel

Die Lösung beginnt mit Sichtbarkeit.

Moderne Discovery-Tools analysieren das Netzwerk und identifizieren alle verbundenen Geräte, auch die, die längst vergessen wurden. Sie liefern eine vollständige Inventarisierung und helfen dabei, Altlasten zu erkennen und zu entfernen. In Kombination mit Patchmanagement und Application Control entsteht ein ganzheitlicher Sicherheitsansatz. Geräte werden somit nicht nur erkannt, sondern auch bewertet, aktualisiert und kontrolliert. Auf diese Weise wird aus einem unübersichtlichen Netzwerk eine strukturierte, sichere IT-Landschaft.

Der erste Schritt ist dabei immer die Erkenntnis: Was ist überhaupt da?

Fazit: Kontrolle bringt Klarheit und spart Geld

Die stille Kostenlawine in der IT ist kein Schicksal, sondern ein vermeidbares Problem. Wer seine Infrastruktur kennt, Prozesse optimiert und Sicherheitslücken schließt, kann nicht nur Geld sparen, sondern auch die IT zukunftssicher machen.