Umfrage zur Optimierung von IT-Ausgaben
Die Umfrage von LeanIX zum Thema Kostenoptimierung in der IT-Abteilung (LeanIX IT Cost Optimization Survey 2023) bringt interessante Fakten auf den Tisch: 77 % der befragten Firmen verschwenden mindestens 10 % ihres IT-Budgets, die übrigen 23 % der Befragten gaben an, dass sie sogar mindestens 20 % des IT-Budgets nutzlos ausgeben. Angesichts der aktuellen Wirtschaftslage wirken diese Zahlen besonders überraschend, immerhin hat kein Unternehmen Geld zu verschenken.
Umso wichtiger ist es, sich mit dem Sachverhalt auseinanderzusetzen, die eigene Situation kritisch zu prüfen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einzuleiten. In den folgenden Abschnitten zeigen wir, wo die Ursachen für die Fehlausgaben liegen und wie diese korrigiert beziehungsweise vermieden werden können.
Wofür wird Geld unnötig ausgegeben?
Technische Schulden und veraltete Technologien: Technische Schulden beschreiben die Ausgaben und den Aufwand, der zur Behebung fehlerhafter IT-Komponenten oder Anwendungen nötig ist. Bei Neuanschaffungen von IT-Komponenten wird häufig nicht daran gedacht, die bestehenden alten Elemente aus dem Netzwerk zu entfernen. So können veraltete Technologien zur dauerhaften Belastung werden.
Redundante Applikationen: Überladene IT-Portfolios entstehen meist, wenn es keinen Überblick über bestehende Anwendungen gibt.
Ungeplante Cloudausgaben: Zu diesen kommt es meist durch eine überstürzte oder wenig durchdachte Cloud-Einführung, die eine kostenintensive Überkomplexität zur Folge hat. Beispiele dafür sind ungenutzte Abonnements oder Lizenzen.
Überzahlung für SaaS-Lizenzen: Hierfür ist häufig eine fehlende strategische SaaS-Verwaltung verantwortlich. Gerade bei einer mangelhaften Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen kommt es zu redundanter Nutzung und nicht genutzten Lizenzen.
Ungenutzte IT-Ausstattung und -Hardware: Ähnlich den redundanten Applikationen – es werden Ausgaben für Ressourcen ohne Mehrwert getätigt.
Bußgelder für Compliance-Verstöße: Zum Glück fallen Bußgelder nur selten an. Doch wenn, dann meist in größeren Dimensionen.
Hindernisse bei der IT-Optimierung in Unternehmen - Wie kommt es zu den überflüssigen Ausgaben?
Um die vorstehenden überflüssigen Ausgaben vermeiden zu können, ist es wichtig, die Ursachen dafür zu erkennen. Die häufigsten Gründe nennen und beschreiben wir in der folgenden Übersicht. Ein Hinweis: Die individuellen Situationen der Unternehmen unterscheiden sich voneinander. Wichtig ist es, im eigenen IT-Netzwerk ganz genau hinzuschauen, ob und welche internen Strukturen einem effizienten Budgetverwendung entgegenstehen.
- Fehlende Übersicht über IT-Landschaft und technische Abhängigkeiten:
Ohne Transparenz und Wissen über den aktuellen Ist-Zustand und die im System herrschenden Verflechtungen können im Grunde keine optimalen Entscheidungen hinsichtlich Neuanschaffungen von Hard- und Software getroffen werden. Redundanzen aber auch Lücken können im IT-Portfolio die Folge sein. - Fehlende Einblicke in Geschäftskontext bei technologischen Entscheidungen:
IT-Systeme erfüllen in Unternehmen einen bestimmten Zweck. Danach richtet sich die Ausgestaltung und Qualität der neu zu integrierenden IT-Komponenten. Ohne das Wissen über die Anforderungen ist es schwer, die optimale Technologie, Hard- oder Software für ein bestimmtes Problem zu bestimmen. Fehleinkäufe oder nur teilweise nützliche IT-Lösungen sind häufig das Ergebnis mangelhafter Information. - Übereilte Entscheidungen:
Die Corona-Zeit hat es bewiesen: Viele Unternehmen können sich in kürzester Zeit an veränderte Umstände anpassen. Sie hat aber auch gezeigt, wie sich sehr schnelle und deshalb meist übereilte Entscheidungen negativ auf die IT-Netzwerke auswirken können. Es wird auf wichtige Absprachen mit involvierten Parteien verzichtet und die Chance auf eine wirksame Lösung vertan. - Fehlende Transparenz über technische Schulden und den Lebenszyklus von Technologien:
Wird das End-of-Life einer Technologie nicht beachtet, kann es sein, dass Technologien im Unternehmen weitergeführt – und bezahlt – werden, die keinen Mehrwert oder über kein Potential mehr verfügt. Technische Schulden können vor allem die Wartung und Weiterentwicklung der jeweiligen Software beeinträchtigen und damit die dafür anfallenden Kosten in die Höhe treiben. - Fehlende Governance:
Beispielsweise werden Verantwortlichkeiten für Applikationen nicht klar definiert. Somit fehlt der Überblick über die bestehenden Anwendungen inklusive ihrer Kosten, Aktualität und Nutzen. - Unvollständige Übersicht über relevante Kosten:
IT-Abteilungen wird häufig freie Hand hinsichtlich ihrer Ausgaben gelassen. Deshalb gibt es in vielen Unternehmen keine Aufstellung über Ausgaben und Kosten. Damit fehlt die Basis für eine effektive Kostenoptimierung.
Die Lösungen – So nutzen Sie Ihr IT-Budget effektiv
Für die Optimierung von IT-Landschaften haben sich die nachstehenden Punkte in der Praxis bewährt. Sie alle basieren auf mehr Austausch und regelmäßigem Überprüfen der jeweiligen IT-Ressourcen.
Aktives Cloud-Management
Die oben beschriebene Überkomplexität kann durch eine strikte Cloud-Verwaltung vermieden werden. Überflüssige Lizenzen oder Abos können gekündigt und das Geld gespart werden.
Regelmäßiges Technology-Risk inklusive Obsoleszenz-Management
Wenn IT-Risiken wie Hackerangriffe, Hardwaredefekte oder auch menschliches Versagen eintreten, können anfallende Kosten sehr schnell sehr hoch werden. Deswegen muss ihnen mit einem effektiven Risikomanagement vorgebeugt werden. Obsoleszenz-Management sorgt dafür, dass IT-Ressourcen systematisch erfasst, analysiert und regelmäßig auf Brauchbarkeit bzw. Nutzen hin geprüft werden.
Aktives SaaS-Management
Die Software-Lizenzen sollten abteilungsübergreifend verwaltet werden, sodass keine redundanten Applikationen bezogen und bezahlt werden.
Regelmäßige Applikationsrationalisierung
Auch der Bestand eigener Software sollte regelmäßig überprüft werden. Veraltete oder anderweitig nicht mehr nutzbringende Anwendungen sollten außer Betrieb genommen werden.
Unser Fazit: Weniger Kosten und mehr Sicherheit dank umfassender Kommunikation und Kontrolle
Eine systematische Verwaltung aller IT-Ressourcen im Unternehmen erscheint auf den ersten Blick aufwendig und teuer. Sie beinhaltet vor allem eine umfängliche Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und regelmäßige Kontrollen der Ist-Zustände und aktuellen Anforderungen. Langfristig gesehen gleicht sie jedoch Aufwand und Kosten mehr als aus. Wenn alle veralteten, redundanten oder nicht benötigten IT-Komponenten außer Betrieb genommen werden, lässt sich ein nicht zu vernachlässigender Teil des IT-Budgets einsparen. Geld, dass an anderer Stelle besser genutzt werden kann.
Ein positiver Nebeneffekt: Je umfassender und gründlicher IT-Infrastrukturen verwaltet werden, desto größer wird ihre Sicherheit. Zwei Beispiele: Veraltete Anwendungen bieten Hackern Angriffsflächen, die aktuelle Software nicht haben. Im Zuge der IT-Compliance können auch prozessuale Schwachstellen erkannt und behoben werden.
