Dokumentenmanagement

Optimieren Sie Ihre Workflows und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter durch intelligent eingesetztes Dokumenten-Management. Sorgen Sie für weniger Frust und höhere Kundenzufriedenheit durch beschleunigte Dokumenten-Verarbeitungs-Prozesse. Einfach finden, statt suchen.

Ein einzelnes neues Dokument aus der Papierform heraus zu digitalisieren ist in der Regel relativ unkompliziert. Eingescannt, das richtige Dateiformat ausgewählt, diese dann mit einem sinnvollen Namen versehen, in den richtigen Ordner verschoben und fertig. Doch selbst bei wenigen 100 Dokumenten wird dieser Workflow zäh und bei mehreren 1000 Dokumenten wird aus dieser scheinbar simplen Aufgabe ein wahrer Kraftakt. Zudem mangelt es der klassischen Herangehensweise oft an Rechts- und Revisionssicherheit. Was passiert, wenn eine wichtige Rechnung aus Versehen gelöscht wurde? Exakt für diesen Fall wurden Dokumenten-Management-Systeme (DMS) entwickelt, die Ihnen bei der rechtssicheren Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente unterstützend zur Seite stehen. Ein DMS sorgt dafür, dass Ihre Dokumente geordnet, katalogisiert, vor Veränderung geschützt und vor allem benutzerfreundlich und einfach durchsuchbar archiviert werden. Durch den Einsatz eines Dokument-Management-Systems sparen Sie an Zeit und erhöhen so ihre Kosteneffizienz.

Voraussetzung für den Einsatz eines Dokument-Management-Systems und eine regelmäßige Datensicherung sind hochverfügbare Speichersysteme. Mehr hierzu erfahren Sie im Bereich Server & Storage bzw. Backup & Datenmanagement.

Die Vorteile Ihrer Dokument-Management-Lösung auf einen Blick

  • Einfaches und schnelles durchsuchen Ihrer Dokumente
  • Zentralisierte elektronische Datenablage
  • Kosten für Bürobedarf und Drucker können gesenkt werden
  • Zeitersparnis durch eine gezieltere und schnellere Suchfunktion
  • Direkt an Ihre Geschäftsprosesse angepasste Systeme
  • Gemeinsame und versionierte Bearbeitung von Dokumenten
  • Schutz vor Manipulation und Vernichtung von Dokumenten
  • Inkl. Bearbeitungshistorie und Revisonssicherheit

Unsere Dokument-Management Leistungen:

  • Beratung zur Etablierung von DMS- / ECM-Lösungen
  • Erarbeitung eines Konzepts zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse
  • Anpassung von DMS-Standardlösungen an Ihre Anforderungen
  • Anbinden von DMS-Lösungen an verwandte Systeme (z.B. ERP)
  • Optimierung von Prozessstrukturen digitaler Abläufe
  • Healthcheck vorhandener DMS- und ECM-Lösungen
  • Durchführung von Workshops und Schulungen
  • Support und Wartung eingesetzter DMS-/ ECM-Lösungen
Sichere Archivierung von Dokumenten in der Cloud

Archivierung

Erfassen und archivieren Sie automatisiert Geschäftsdokumente jeder Art (von E-Mails über Posteingang bis hin zu Eingangsrechnungen) zentralisiert und revisionssicher.

Dokument-Management-Systeme machen Dokumente durchsuchbar

Durchsuchen

Durch eine intelligente und automatisierte Verschlagwortung ihrer Geschäftsdokumente finden Sie blitzschnell alle relevanten Inhalte.

Zertifiziertes Dokumentmanagement mit System

Prozessoptimierung

Schaffen Sie einen reibungslosen Dokumentenworkflow mit klaren und qualifizierten IT-Archivlösungen.

Der Traum vom (fast) papierlosen Büro

Es gibt zahlreiche Gründe das altgediente Papier aus unseren Büros zu verbannen: Sperrige Aktenordner mit ihren „Papierbergen“ werden endlich der Vergangenheit angehören. Die für die Archivierung benötigte Raumfläche lässt sich deutlich reduzieren, die Kosten für Büromaterialien sinken und auch das Auffinden von Dokumenten wird deutlich effizienter und schneller. Die Umwelt wird geschont, da Ihr Papierverbrauch durch weniger Dokumentausdrucke und Mehrfachkopien merklich verringert wird. Ersparen Sie sich mit einem Dokument-Management-System das mühevolle Suchen in Ihren Archiven und finden Sie blitzschnell alle relevanten Dokumente und Daten. Ihr Dokumenten-Management-System lässt Sie zudem auch mobil auf Ihre Dokumente zugreifen. Somit haben Sie Ihr Archiv immer und überall dabei.

Schwebende Dokumente und Daten
Frau mit Smartphone vor einem Laptop

Einfaches Dokumentenhandling für jede Branche

Steuerberater, Krankenhäuser, Hausverwalter, Behörden, Buchhalter bis hin zum Handwerksbetrieb. In allen Unternehmen entstehen jeden Tag eine Vielzahl an Dokumenten unterschiedlichster Art. Von der einfachen Rechnung bis hin zum ausführlichen Angebot müssen Dokumente oftmals von einer Reihe von Beteiligten erfasst, geprüft oder zugeordnet werden. Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen durch intelligente Dokumenten-Management-Prozesse. Mit dem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems können Sie die Effizienz Ihrer Archivierung und Ihrer Arbeitsprozesse steigern. Auch der laufende Betrieb Ihres Unternehmens lässt sich durch ein gut integriertes Dokumentmanagement nachhaltig verbessern. DMS bieten Ihnen die Möglichkeit Ihre Workflows so effizient wie nie zu gestalten. Einmal eingescannt kann Ihr Dokument zum Beispiel vollautomatisch dem richtigen Ordner zugewiesen werden und Inhalt Ihrer Dokumente kann mittels einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unverzüglich in durchsuch und bearbeitbare Dateien umgewandelt werden.

Sicherheit und Datenschutz für Ihre Dokumente

Der Schutz Ihrer Daten und ein hohes Sicherheitsniveau sind die Grundlagen für Ihre Compliance. Ein professionelles Dokumenten-Management-System erhöht die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an jedem einzelnen Dokument und ermöglicht Ihnen eine umfassende Änderungshistorie. Durch einen Zugriffsschutz über Berechtigungen haben Sie die volle Kontrolle, wer von wo aus Einsicht in Ihre Daten bekommt. Somit erhalten autorisierte Benutzer über das DMS sofortige Auskunftsfähigkeit über aktuelle Bearbeitungsstände und profitieren so von einem reibungslosen Workflow. Ihre Dokumenten-Management-Lösung bietet Ihnen dabei die Ideale softwareseitige Grundlage, damit Ihr Unternehmen problemlos und zuverlässig gesetzliche Auflagen, wie zum Beispiel die GoBD* und die EU-DSGVO, einhalten kann.

* "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff"

Auszug unserer Partner